Por qué hacerte voluntario de TEDxVitoriaGasteiz

Si estás leyendo este post es que te ha llamado la atención lo de ser voluntario en un TEDx. ¿Voluntario? Pero, ¿eso no lo hacen profesionales? Sí y no.

Los eventos TED sí cuentan con personal contratado para su organización. Al fin y al cabo es el mayor evento TED que se organiza en el mundo y convoca gente de primer nivel. El nivel de exigencia y organización es muy alto.

Un evento TEDx es distinto, como ya explicamos en este post donde explicábamos las diferencias entre TED y TEDx. Para empezar, es un evento organizado de manera independiente bajo la licencia gratuita TEDx. Aquí, y en todos los eventos independientes, todos somos voluntarios, desde los organizadores, los speakers, y por supuesto los voluntarios durante el día del evento.

Y todos somos unos locos por descubrir, compartir y difundir nuevas ideas que pueden aportar soluciones innovadoras. Somos curiosos, inconformistas, rebeldes, idealistas, y optimistas. Estamos convencidos de que las ideas, las buenas ideas, pueden venir de cualquier persona. Y que, si queremos un mundo mejor, necesitamos espacios donde podamos darlas a conocer e impulsarlas.

Y ahí es donde puedes entrar .

Voluntarios y organizadores de TEDx Empowered en 2022
Parte de los voluntarios y organizadores en el evento TEDx Empowered 2022

¿Qué me aporta ser voluntario de TEDxVG?

Bueno, seamos sinceros. No te vas a hacer famoso, no vas a salir en la tele ni nada por el estilo. Tampoco podemos pagar nada. Esto es voluntario, al fin y al cabo.

Lo que sí te podemos asegurar es que vas a disfrutar, vas a conocer gente con tus mismas inquietudes, con tu mismo optimismo y con ideales muy parecidos sobre el mundo, y el papel que todos tenemos en él. Vas a aprender mucho, podrás conocer a los speakers, preguntarles lo que quieras sobre sus charlas. Y, además, en el evento, te llevarás la camiseta y regalos preparados.

Y si necesitas algo de experiencia en tu CV, colaborar en un evento TEDx es también una manera original de hablar de tus valores personales y de las iniciativas que apoyas de manera proactiva.

Formas de hacer voluntariado en TEDxVitoriaGasteiz

Hay distintas formas de ayudar como voluntario en TEDxVG (o en la localidad en la que vivas). Todo depende de tu nivel de disponibilidad y la motivación que tengas para participar a un mayor o menor nivel. Tú decides.

Voluntario de organización

Es el nivel más exigente en cuanto a tiempo e implicación personal por una sencilla razón: el compromiso es durante casi todo el año. Hay reuniones de la organización para decidir el tema del evento del año siguiente, para proponer y elegir los speakers, para acercarse a los medios de comunicación, a los sponsors, a las instituciones públicas para lograr su apoyo en la organización y difusión…

Exige un mayor nivel de compromiso e implicación porque supone al final unas cuantas horas de dedicación a lo largo del año.

La recompensa no es solo que puedes asistir al evento de manera gratuita o tener la oportunidad de conocer gente muy distinta con tus mismos intereses, sino que ayudarás a conocer y difundir ideas que valen la pena, que pueden transformar el mundo para mejor.

¿Qué implica ser parte de la organización?

  • Promocionar el evento en las ocasiones que tengas oportunidad.
  • Cumplir con las tareas de las que seas responsable.
  • Coordinarte con el resto del equipo.
  • Asistir a las reuniones que mantenemos cada 2 semanas (generalmente de una hora) por videoconferencia.
  • Ayudar en el día del evento.
  • Aportar las ideas de mejora que se te ocurran o proponer personas que podrían ser speakers.
  • Pasarlo bien cuando nos reunimos de manera presencial y nos tomamos algo.

Una advertencia. Entrar en la organización como voluntario depende de las plazas que queden libres. Cuando necesitamos gente, solemos publicarlo en nuestros perfiles en redes sociales. Si no quieres esperar, mándanos un correo, o rellena el formulario de nuestra web, y nos pondremos en contacto contigo. Aunque no podemos asegurar una incorporación inmediata, sí que nos gusta contar con gente interesada con la que podemos hablar.

Voluntario del evento

Si no quieres comprometerte como parte de la organización, hay otra forma de participar igual de válida e importante: ser voluntario durante el evento.

Tu nivel de implicación y responsabilidad será mucho menor. No estarás implicado en la organización y logística y solo necesitarás estar durante el ensayo y montaje del día anterior y el mismo día del evento.

¿Qué harás como voluntario?

Ahora mismo las opciones que podemos ofrecerte son estas:

  • Recepción y control de taquilla. Para dar la bienvenida a los asistentes cuando lleguen al evento y comprobar las entradas.
  • Hospitality desk. Para entregar las bolsas con el paquete de bienvenida a cada uno de los asistentes, resolver sus dudas, y orientarles.
  • Talento. Ayudarás a los speakers durante el evento con lo que necesiten y para orientarles en las instalaciones. Ten en cuenta que la gran mayoría no conocen Vitoria ni mucho menos el lugar de la charla así que tu ayuda es importante.
  • Gestión de público. Ayudarás a guiar al público en las instalaciones para indicarles los diferentes talleres o espacios y resolver cualquier duda que puedan tener y resolver sus dudas.
  • Talleres. Guiarás a los grupos que se han apuntado a cada taller hacia la sala o el lugar donde se realice, te responsabilizas de que al facilitador o facilitadora de ese taller no le falte nada y de controlar los tiempos, avisándole cuando falten diez minutos para terminar.
  • Logística. Toca mover cajas, montar espacios, colocar cosas… y hacen falta muchas manos… y también para recogerlas.
  • Catering. Dar cajas de comida, servir cafés e infusiones y estar pendiente que en las mesas haya de todo (servilletas, fruta, frutos secos…)
  • Tech room. Siempre hacen falta manos para poner a cero el cronómetro entre charlas, vigilar que no se desmadran los monitores, microfonar y desmicrofonar a los ponentes antes y después de terminar sus charlas y más.

Si aún no lo ves claro o no te interesa comprometerte a más largo plazo, perfecto. Siempre necesitamos gente dispuesta a ayudar en el día del evento. Tu compromiso será solo de dos días (montaje+ensayo y el evento). Celebramos reuniones de voluntarios para que sepas qué esperar, resolver todas tus dudas y te mantenemos informado por WhatsApp de cualquier novedad que vaya surgiendo. Porque, al fin y al cabo, sin tu labor, el TEDx no podría celebrarse.

A la hora del evento, todos echamos una mano. Ya sea colocando sillas, ayudando a los asistentes, a los ponentes para que tengan lo que necesitan, dando los packs de bienvenida, etc.

Si eres un optimista como nosotros, si crees que cualquier persona puede tener una idea innovadora que podría mejorar el mundo, y eres un inconformista, anímate y hazte voluntario.

Te estamos esperando.

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